Kā izvēlēties licencētu ārpakalpojuma grāmatvedi?

Atrast grāmatvedi šķiet pavisam vienkārši – jāatrod speciālists, kurš sagatavos atskaites, aprēķinās nodokļus un parūpēsies, lai dokumenti būtu kārtībā. Taču labs grāmatvedis ir kas daudz vairāk. Viņš palīdz orientēties nodokļu jautājumos, laikus pamanīt iespējamās problēmas un saprast, kā uzņēmumam patiesībā klājas finansiāli.

Īpaši svarīgi tas kļūst brīdī, kad uzņēmums sāk augt, pieņem darbā jaunus darbiniekus vai paplašina darbību ārvalstīs. Tad arī rodas jautājums – kā atrast uzticamu ārpakalpojuma grāmatvedi, ar kuru sadarboties ilgtermiņā?

Latvijā ārpakalpojuma grāmatvežu darbība ir licencēta, tomēr licence ir tikai viens no kritērijiem, kam vērts pievērst uzmanību.

Vispirms pārbaudiet grāmatveža licenci

Pirms sākt apspriest cenas un sadarbības nosacījumus, pārliecinieties, ka izvēlētajam pakalpojuma sniedzējam ir derīga Valsts ieņēmumu dienesta (VID) licence. Latvijā ārpakalpojuma grāmatvedības pakalpojumus drīkst sniegt tikai personas vai uzņēmumi, kuri atbilst normatīvajos aktos noteiktajām prasībām un kuriem ir atbilstoša licence.

To var pārbaudīt publiski pieejamajā VID licencēto ārpakalpojuma grāmatvežu reģistrā. Tajā norādīts licences statuss, atbildīgais grāmatvedis un cita būtiska informācija. Svarīgi atcerēties, ka licences esamība pati par sevi negarantē nevainojamu darbu. Tomēr tā apliecina, ka pakalpojuma sniedzējs ir izpildījis noteiktās profesionālās prasības.

Noskaidrojiet, vai grāmatvedim ir apdrošināšana

Arī pieredzējuši speciālisti var kļūdīties. Nepareizi aprēķināts nodoklis, nokavēta deklarācija vai kļūda finanšu pārskatā uzņēmumam var radīt neplānotus izdevumus. Tāpēc ārpakalpojuma grāmatvežiem Latvijā ir obligāta profesionālās civiltiesiskās atbildības apdrošināšana. Tā paredzēta noteiktu zaudējumu segšanai, ja tie radušies grāmatveža profesionālās darbības vai bezdarbības rezultātā.

Pirms līguma parakstīšanas ir vērts noskaidrot polises seguma apmēru un nosacījumus. Ne visi zaudējumi automātiski tiek atlīdzināti, tādēļ svarīgi saprast, kādos gadījumos apdrošināšana darbojas.

Izvēlieties speciālistu, kurš saprot jūsu nozari

Grāmatvedības pamati dažādiem uzņēmumiem ir līdzīgi, taču ikdienas situācijas var ievērojami atšķirties. Piemēram, interneta veikalam, kas pārdod preces vairākās Eiropas valstīs, var būt jārisina PVN piemērošanas un OSS režīma jautājumi. Būvniecības uzņēmumam savukārt svarīga var būt pareiza PVN apgrieztās maksāšanas kārtības piemērošana, bet ražošanas uzņēmumam – precīza krājumu uzskaite un pašizmaksas aprēķini.

Tāpēc pirms sadarbības sākšanas pajautājiet, vai grāmatvedim jau ir klienti no līdzīgas nozares. Pieredze konkrētajā jomā var palīdzēt izvairīties no pārpratumiem un ietaupīt laiku.

Pievērsiet uzmanību ikdienas komunikācijai

Grāmatvedības pakalpojuma kvalitāti nosaka ne tikai pareizi sagatavotas deklarācijas, bet arī tas, cik ērti ar speciālistu sadarboties. Noskaidrojiet, kā notiks dokumentu iesniegšana, kāda grāmatvedības programma tiek izmantota un cik ātri iespējams saņemt atbildes uz jautājumiem.

Mūsdienās daudzi uzņēmumi izvēlas digitālus risinājumus, kas ļauj iesniegt rēķinus attālināti un pārskatīt finanšu informāciju vienuviet. Tomēr svarīgāk par konkrēto programmu ir tas, lai darba process būtu saprotams un piemērots uzņēmuma vajadzībām.

Labs ārpakalpojuma grāmatvedis ievēros regulāru saziņu. Tas palīdz savlaicīgi apspriest izmaiņas uzņēmuma darbībā un būtiskus nodokļu jautājumus.

Salīdziniet ne tikai cenas, bet arī pakalpojumus

Zemākā mēneša maksa ne vienmēr nozīmē izdevīgāko piedāvājumu. Viens grāmatvedis cenā var iekļaut konsultācijas un gada pārskata sagatavošanu, savukārt cits par šiem darbiem izrakstīs atsevišķu rēķinu.

Pirms pieņemt lēmumu, noskaidrojiet, kas tieši ietilpst pakalpojumā. Svarīgi arī saprast, vai maksa mainīsies, pieaugot dokumentu skaitam vai darbinieku skaitam. Visas būtiskās vienošanās vēlams nostiprināt rakstveida līgumā, skaidri nosakot abu pušu pienākumus, atbildību un sadarbības kārtību.

Labs grāmatvedis ir ilgtermiņa sadarbības partneris

Ja grāmatvedis spēj ne tikai pareizi sagatavot dokumentus, bet arī laikus izskaidrot finanšu jautājumus un pamanīt riskus, sadarbība uzņēmumam sniedz daudz lielāku vērtību. Tas ļauj vadītājam vairāk uzmanības veltīt uzņēmuma ikdienai un attīstībai.